販促や販売促進のための有効活用として使われているDMですが、使い方を間違えると思わぬ問題につながりかねないリスクをはらんでいます。
そこで今回は、失敗しないために知っておくべき「信書」についてご説明をさせて頂きます。
信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。
特定の受取人とは、「差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者」です。
「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることです。
「文書」とは、
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。）。
私も最初読んだ時、何のことか全く分かりませんでした。
具体例を出しながら、説明します。
〇具体例
- 「個人名・〇〇様へ、〇〇担当者様へ」が含まれている場合
- 「〇〇会員限定のサービス案内です。」
- 「12月誕生日の方への特別割引のご案内です。」
上記のように、特定の受取人に対しての文言が含まれていると信書に該当します。
つまり 「中身に、名前が記載されているかどうか」 が簡単な判断基準になります。
その他にも「受取人が自分が”該当者”であると認識する」のも信書です。
よって「12月誕生日の方へ」などは名前は記載されてはいないですが、受取人を特定しまうと判断されてしまいます。
では実際に信書に実際に該当するものと該当しないものを分けてみました。
＜信書に該当する文書＞
■書状
■請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
■会議招集通知の類
【類例】結婚式等の招待状、業務を報告する文書
■許可書の類
【類例】免許証、認定書、表彰状
※カード形状の資格の認定書なども含みます。
■証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
■ダイレクトメール
・文書自体に受取人が記載されている文書
・商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章
＜該当しない文書＞
■書籍の類
【類例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書
■カタログ
■小切手の類
【類例】 手形、株券、◇為替証書
■プリペイドカードの類
【類例】 商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット
■乗車券の類
【類例】 航空券、定期券、入場券
■クレジットカードの類
【類例】 キャッシュカード、ローンカード
■会員カードの類
【類例】 入会証、ポイントカード、マイレージカード
■ダイレクトメール
・専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
・専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの
■その他
◇説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート
簡単な判断基準は「中身に、名前が記載されているかどうか」とお伝えしました。
しかし実際、送りたいものが信書かどうか判断するのが難しい場合もあるかと思います。
DMクラスターでは ダイレクトメール発送代行業務も行っており、信書の判断もサービス内に含まれております 。
もしご依頼時に『これはこの送り方でいいのかな』であったり、何か迷うものがございましたら、遠慮なくご相談ください！
ご依頼いただきました内容が信書なのかどうかを見極めつつ、お客様に最適な内容にてご提案させて頂きます。
